„Wie setze ich die Digitalisierung in meiner Buchhaltung effizient um? Und wie kompliziert ist das mit den E-Rechnungen?“ – mit diesen Fragen kommen gerade viele kleine Unternehmer zu ihrer Steuerberatung, besonders im Hinblick auf die E-Rechnungspflichten.
ZUGFeRD und E-Rechnungen verstehen
Bevor wir in die Details zu Lexoffice und sevDesk eintauchen, müssen wir ein wenig die Grundlagen klären. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das visuelle PDF/A-3 Dateien mit eingebetteten CII-XML-Daten kombiniert. Es leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Vereinfachung elektronischer Rechnungsstellungen, die für inländische B2B-Umsätze schrittweise Pflicht wird: seit dem 01.01.2025 beim Empfang, ab 2027 bzw. 2028 auch beim Versand.
[XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format und bietet keine visuelle PDF-Komponente. Beide Formate sind nach EN 16931 genormt und rechtlich gleichwertig.]
Lexoffice und ZUGFeRD
In der Praxis zeigt sich, wie Lexoffice ZUGFeRD integriert hat. Die Software bietet die Möglichkeit, ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen und direkt zu verarbeiten – ein klares Plus für Unternehmer, die bereits auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung sind.
Lexoffice (heute Lexware Office) kann ZUGFeRD- und XRechnungen nicht nur empfangen und verarbeiten, sondern – laut Lexware ab dem Tarif M – auch selbst erstellen und direkt an Kunden versenden. Externe Tools braucht man vor allem dann, wenn Rechnungen außerhalb von Lexoffice entstehen, etwa als PDF aus Word oder aus einem Shop-System.
TIPP
Nutzen Sie rechnung3000.de, um PDF-Rechnungen einfach in das ZUGFeRD-Format zu konvertieren und diese dann in Lexoffice zu importieren.
Wer nicht selbst manuell lösen will, kann auch rechnung3000.de nutzen. Diese Plattform ermöglicht es Ihnen, Rechnungen direkt im Browser ins ZUGFeRD-Format zu konvertieren.
sevDesk und ZUGFeRD
sevDesk geht einen ähnlichen Weg wie Lexoffice, jedoch mit einigen Unterschieden. Die Software erlaubt ebenfalls den Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen. Auch die Validierung der eingehenden Daten passiert oft reibungslos, sodass Unternehmer einen schnellen Überblick behalten können.
Wie Lexoffice bietet auch sevDesk eine native Möglichkeit, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen. Dennoch bleibt auch hier das manuelle Handling von ZUGFeRD-Dateien häufig ein notwendiger Aspekt, insbesondere wenn es um deren visuelle Darstellung oder Prüfung geht.
Blick in die Zukunft: E-Rechnungspflicht
Mit den absehbaren Änderungen durch die E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025 sollten sich alle Unternehmer frühzeitig Gedanken machen, wie sie ihre Buchhaltung entsprechend aufstellen möchten. Besondere Aufmerksamkeit erhalten dabei die Fristen: Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € verpflichtend E-Rechnungen senden, und ab dem 01.01.2028 gilt dies dann allgemein für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Kleinunternehmer haben eine gesonderte Regelung: Sie müssen zwar E-Rechnungen empfangen können, sind vom Ausstellen aber dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV) – sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
Praktische Tipps für Unternehmer
Wer in Zeiten der Digitalisierung nicht den Anschluss verlieren will, sollte die digitalen Möglichkeiten nicht nur kennen, sondern auch zielführend einsetzen. Daher hier einige Tipps:
1. Tool-Vergleich: Prüfen Sie genau, welche Funktionen Lexoffice und sevDesk für Ihr Unternehmen bereitstellen. 2. Zusatztools nutzen: Ergänzende Technologie wie rechnung3000.de kann manuelle Prozesse erheblich erleichtern. 3. Bleiben Sie informiert: Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen frühzeitig erkennen und umsetzen.
Es ist klar, dass die Integration und Nutzung von ZUGFeRD in Ihrer Buchhaltungssoftware einige Herausforderungen mit sich bringt. Aber mit der richtigen Vorbereitung sind diese allemal bewältigbar. Setzen Sie auf smarte und effiziente Tools, um den Digitalisierungsprozess in Ihrer Buchhaltung erfolgreich zu gestalten.
Wer weiß, was die eigene Software kann und wo ein Zusatztool nötig ist, ist technisch und organisatorisch gewappnet, um die Anforderungen souverän zu meistern. Und genau darin liegt oftmals der Schlüssel zum Erfolg.