PDF in E-Rechnung umwandeln – ZUGFeRD & XRechnung

Ja. Hochladen und die erkannten Rechnungsdaten prüfen geht ohne Anmeldung. Zum Herunterladen der fertigen E-Rechnung brauchen Sie ein kostenloses Konto – damit sind 3 Rechnungen pro Monat kostenlos (Umwandeln und Erstellen zusammen). Ohne Konto schalten Sie eine einzelne Rechnung für 1,99 € frei. Für mehr Rechnungen gibt es Tarife ab 29 € im Monat.

Beide setzen die europäische Norm EN 16931 um. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem XML. rechnung3000 erzeugt eine ZUGFeRD-PDF, deren eingebettetes XML dem Profil XRechnung 3.0 entspricht oder wahlweise dem Profil EN 16931 für Rechnungen an Unternehmen – Sie können die PDF oder nur das XML herunterladen. Mehr dazu: PDF in ZUGFeRD umwandeln und PDF in XRechnung umwandeln.

Unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, Steuernummer oder USt-IdNr., Positionen mit Menge und Preis, Steuersätze und Summen. Für XRechnung kommen Angaben wie die Käufer-E-Mail und eine Käuferreferenz hinzu. rechnung3000 zeigt fehlende Pflichtangaben vor dem Download an. Die vollständige Liste mit BT-Nummern finden Sie im Artikel ZUGFeRD-Pflichtfelder nach EN 16931.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Versenden ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können – mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Ja. Neben PDF (bis 20 MB) können Sie JPG, PNG oder HEIF (bis 5 MB) hochladen. Bei Scans und Fotos wird der Text per Texterkennung gelesen. Prüfen Sie die erkannten Felder dann besonders sorgfältig. Hintergründe im Artikel ZUGFeRD aus gescannten Rechnungen.

Ja. Word-Dateien (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) bis 10 MB laden Sie direkt hoch, ein Export als PDF ist nicht nötig. rechnung3000 wandelt die Datei auf dem eigenen Server in Deutschland in ein PDF um, ohne externen Dienst. Dieses PDF ist der sichtbare Teil der E-Rechnung, die Word- oder Excel-Datei selbst wird nicht aufbewahrt. Bei Excel übernimmt rechnung3000 das Tabellenblatt, das beim Speichern geöffnet war, und bringt es auf Seitenbreite (A4, wenn die Datei kein Papierformat vorgibt). Ältere Formate (.doc, .xls) und Dateien mit Makros nimmt rechnung3000 nicht an. Mehr dazu auf den Seiten Word in E-Rechnung umwandeln und Excel in E-Rechnung umwandeln.

Ja. Schon auf der Prüfseite zeigt rechnung3000 fehlende Pflichtangaben an. Nach dem Erzeugen wird das XML automatisch gegen das XML-Schema (XSD) geprüft; über „Detaillierte Validierung“ auf der Download-Seite prüfen Sie die Datei zusätzlich gegen die Schematron-Regeln von EN 16931 und XRechnung. Vorhandene E-Rechnungen können Sie mit dem kostenlosen E-Rechnung-Validator prüfen.

ZUGFeRD und XRechnung sind die in Deutschland üblichen Formate für E-Rechnungen und werden von gängiger Buchhaltungssoftware verarbeitet. Wie der Import in DATEV abläuft, beschreibt der Artikel ZUGFeRD und DATEV.

Die Verarbeitung einschließlich der KI-gestützten Erkennung findet in Rechenzentren in Deutschland statt. Ohne Anmeldung hochgeladene Dateien werden spätestens nach 1 Stunde automatisch gelöscht. Eine daraus erzeugte E-Rechnung halten wir für den Einzelkauf höchstens 3 Stunden bereit, nach dem Kauf 7 Tage. Mit Konto hängt die Aufbewahrung vom Tarif ab. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.