Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für die Nutzung des webbasierten Dienstes rechnung3000 (nachfolgend „Dienst"), betrieben durch Alexander Herdt (Lippesee IT), Klausheider Straße 47, 33106 Paderborn (nachfolgend „Anbieter").

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, d. h. an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Nutzungsvertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne von § 13 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Nutzers werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) rechnung3000 stellt ein webbasiertes Softwarewerkzeug bereit, das (a) die technische Konvertierung von PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Format (EN 16931, Comfort-Profil) mit PDF/A-3-konformer Einbettung sowie (b) die direkte Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format aus manuell eingegebenen Rechnungsdaten ermöglicht.

(2) Bei der Konvertierung werden vom Nutzer hochgeladene PDF-Dokumente automatisiert verarbeitet. Der Dienst extrahiert mittels Textanalyse, optischer Zeichenerkennung (OCR) und algorithmischer Verfahren Rechnungsdaten aus den hochgeladenen Dokumenten und stellt diese zur Überprüfung und Korrektur bereit. Bei der direkten Erstellung gibt der Nutzer alle Rechnungsdaten manuell ein; eine automatisierte Extraktion findet nicht statt.

(3) Der Dienst ist kein Steuerberatungs-, Rechtsberatungs- oder Buchhaltungsangebot. Die automatisierte Extraktion und Konvertierung von Rechnungsdaten stellt ausschließlich eine technische Hilfestellung dar. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die extrahierten oder generierten Rechnungsdaten inhaltlich korrekt, vollständig oder für den beabsichtigten Verwendungszweck geeignet sind.

(4) Der Nutzer ist als alleiniger Auftraggeber für den Inhalt seiner Rechnungen verantwortlich und verpflichtet sich, alle erzeugten ZUGFeRD-Dokumente vor der Verwendung, Weiterleitung oder Archivierung sorgfältig zu prüfen und inhaltlich zu verantworten.

(5) Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang des Dienstes jederzeit weiterzuentwickeln, zu ändern oder einzuschränken, sofern dies dem Nutzer zumutbar ist und wesentliche Vertragsrechte nicht beeinträchtigt werden.

§ 3 Vertragsschluss und Nutzungsvoraussetzungen

(1) Die Nutzung des Dienstes setzt die Akzeptanz dieser AGB sowie der Datenschutzerklärung voraus. Bei der Registrierung eines Nutzerkontos kommt ein Nutzungsvertrag zwischen dem Anbieter und dem Nutzer durch Bestätigung der Registrierung (E-Mail-Verifizierung) zustande.

(2) Der Nutzer versichert bei der Registrierung, dass er die angegebenen Daten wahrheitsgemäß und vollständig macht. Jede Person und jedes Unternehmen darf nur ein Nutzerkonto registrieren. Die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte ist unzulässig.

(3) Minderjährige (unter 18 Jahren) sind von der Nutzung ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter behält sich das Recht vor, Registrierungsanträge ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

§ 4 Kostenlose Gast-Nutzung

(1) Nicht registrierten Nutzern (nachfolgend „Gäste") steht eine eingeschränkte Nutzung des Dienstes ohne Registrierung zur Verfügung. Gäste können 1 (eine) Rechnung pro Tag kostenfrei konvertieren oder erstellen.

(2) Zur technischen Durchsetzung dieses Limits wird ein nicht-personenbezogener Fingerabdruck aus der IP-Adresse des Nutzers erstellt sowie ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (Details: Datenschutzerklärung).

(3) Die Gast-Nutzung begründet keinen dauerhaften Nutzungsvertrag. Der Anbieter kann das Gast-Angebot jederzeit ohne Ankündigung ändern oder einstellen.

(4) Auch für die Gast-Nutzung gelten die Pflichten des Nutzers (§ 6) sowie der Haftungsausschluss (§ 7) dieser AGB vollumfänglich.

§ 5 Nutzerkonto und Zugangsdaten

(1) Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Dem Anbieter ist unverzüglich mitzuteilen, wenn Anhaltspunkte für einen Missbrauch der Zugangsdaten vorliegen.

(2) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus der missbräuchlichen Verwendung von Zugangsdaten entstehen, sofern der Nutzer die Kompromittierung zu vertreten hat.

(3) Der Nutzer kann sein Konto jederzeit über die Kontoeinstellungen löschen. Nach Löschung werden personenbezogene Daten gemäß Datenschutzerklärung gelöscht bzw. anonymisiert.

§ 6 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer ist verpflichtet, ausschließlich Dokumente hochzuladen, für die er über die erforderlichen Rechte verfügt, insbesondere keine Dokumente Dritter ohne deren Einwilligung.

(2) Der Nutzer darf den Dienst nicht zu rechtswidrigen Zwecken nutzen, insbesondere nicht zur Erstellung, Verarbeitung oder Verbreitung gefälschter Rechnungen oder anderer betrügerischer Dokumente.

(3) Der Nutzer darf keine Maßnahmen ergreifen, die den Dienst übermäßig belasten, seine Infrastruktur schädigen oder Zugangsbeschränkungen (wie das Gast-Limit) technisch umgehen. Das systematische Umgehen von Nutzungslimits (z. B. durch automatisierte Anfragen, VPNs zur Umgehung des IP-Limits oder anderen Methoden) ist ausdrücklich untersagt.

(4) Der Nutzer ist verpflichtet, alle vom Dienst erzeugten ZUGFeRD-Dokumente vor der Verwendung vollständig und sorgfältig zu prüfen. Insbesondere sind zu prüfen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge (Netto, Steuer, Brutto), Steuersätze, Angaben zu Leistungsempfänger und Leistungserbringer, Bankverbindung sowie alle weiteren für die Rechnungsstellung steuerrechtlich relevanten Pflichtangaben gemäß § 14 UStG.

(5) Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung dieser Pflichten entstehen.

§ 7 Haftungsausschluss und Haftungsbeschränkung

(1) Keine Gewähr für Extraktionsgenauigkeit: Der Anbieter übernimmt ausdrücklich keine Gewähr und keine Haftung dafür, dass die automatisierte Erkennung und Extraktion von Rechnungsdaten aus hochgeladenen PDF-Dokumenten vollständig, richtig oder fehlerfrei ist. OCR-basierte Texterkennung und algorithmische Extraktion können systembedingte Fehler, Auslassungen und Fehlinterpretationen erzeugen. Der Nutzer ist ausdrücklich auf diese Einschränkung hingewiesen und trägt die alleinige Verantwortung für die Prüfung der Ergebnisse.

(2) Keine Gewähr für steuerliche oder rechtliche Konformität: Der Anbieter übernimmt keine Garantie dafür, dass die erzeugten ZUGFeRD-Dokumente den steuerrechtlichen Anforderungen des jeweiligen Einzelfalls (insbesondere §§ 14, 14a UStG, UStDV) entsprechen. Die inhaltliche steuerrechtliche Korrektheit liegt ausschließlich in der Verantwortung des Nutzers.

(3) Haftungsbeschränkung für die kostenlose Nutzung: Soweit der Dienst unentgeltlich genutzt wird (Gast-Zugang sowie gegebenenfalls kostenlose Tarife), haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, soweit nicht Leben, Körper oder Gesundheit verletzt sind. Dies gilt entsprechend § 521 BGB.

(4) Haftungsbeschränkung für kostenpflichtige Tarife: Bei entgeltlichen Nutzungsverträgen haftet der Anbieter unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden beschränkt und dem Grunde nach auf die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) begrenzt. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

(5) Keine Haftung für Datenverlust: Hochgeladene Dokumente werden nach spätestens 1 Stunde automatisch gelöscht. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für den Verlust von Daten, die nicht anderweitig gespeichert wurden. Der Nutzer ist für die Sicherung seiner Originaldokumente selbst verantwortlich.

(6) Keine Haftung bei höherer Gewalt: Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle oder Beeinträchtigungen, die durch Ereignisse höherer Gewalt verursacht werden, einschließlich Naturkatastrophen, Cyberangriffe auf Drittanbieter-Infrastruktur, Stromausfälle oder Ausfälle der Netzinfrastruktur.

§ 8 Verfügbarkeit des Dienstes

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes, kann jedoch keine ununterbrochene Erreichbarkeit garantieren. Insbesondere können Wartungsarbeiten, Updates oder technische Störungen zu vorübergehenden Unterbrechungen führen.

(2) Planmäßige Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, vorab auf der Website angekündigt. Ein Anspruch des Nutzers auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht.

§ 9 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

(1) Der Anbieter räumt dem Nutzer ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares, zeitlich auf die Dauer des Nutzungsvertrags beschränktes Recht ein, den Dienst im Rahmen dieser AGB zu nutzen.

(2) Sämtliche Rechte an der Software, dem Design und den Inhalten des Dienstes verbleiben beim Anbieter. Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Eingriffe in die Software sind untersagt, soweit nicht gesetzlich zwingend gestattet.

(3) Die durch den Nutzer hochgeladenen Dokumente und die daraus erzeugten ZUGFeRD-Dokumente verbleiben im Eigentum des Nutzers. Der Anbieter beansprucht daran keinerlei Nutzungsrechte.

§ 10 Datenschutz

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung.

§ 11 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit angemessener Vorankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Die geänderten AGB werden dem Nutzer per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis beim nächsten Login mitgeteilt.

(2) Widerspricht der Nutzer den geänderten AGB nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht und die Rechtsfolge des Schweigens wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen. Im Falle des Widerspruchs steht beiden Seiten ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

§ 12 Preisänderungen bei kostenpflichtigen Abonnements

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für kostenpflichtige Tarife (Starter, Pro, Enterprise) mit einer Voranküdigungsfrist von mindestens 30 Tagen zum nächsten Abrechnungszeitraum zu ändern. Die Ankündigung erfolgt per E-Mail an die beim Konto hinterlegte E-Mail-Adresse sowie durch einen deutlichen Hinweis beim Login.

(2) Im Falle einer Preiserhöhung steht dem Nutzer ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu. Macht der Nutzer von diesem Sonderkündigungsrecht keinen Gebrauch, gilt der neue Preis ab dem nächsten Abrechnungszeitraum als akzeptiert. Auf dieses Recht wird der Anbieter in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen.

(3) Preissenkungen und neue Tarife werden ohne Vorankündigung wirksam.

§ 13 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Nutzer kann seinen Account jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist über die Kontoeinstellungen löschen.

(2) Der Anbieter kann den Nutzungsvertrag mit einer Frist von 30 Tagen ordentlich kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei: Verstoß des Nutzers gegen diese AGB, Nutzung des Dienstes zu rechtswidrigen Zwecken oder erheblicher Beeinträchtigung des Dienstbetriebs.

(3) Im Falle der Kündigung oder Sperrung des Kontos werden die gespeicherten Daten des Nutzers gemäß der Datenschutzerklärung innerhalb von 14 Tagen gelöscht.

(4) Datenmitnahme bei Kündigung: Nutzer mit kostenpflichtigem Tarif können ihre gespeicherten Rechnungsdaten und erzeugten ZUGFeRD-Dokumente bis zum Ablauf der Kündigungsfrist über die Rechnungshistorie im Nutzerkonto herunterladen. Nach Ablauf der Kündigungsfrist ist ein Download nicht mehr möglich. Der Nutzer ist für die rechtzeitige Sicherung seiner Daten selbst verantwortlich.

(5) Tarifabhängige Aufbewahrungsfristen: Gespeicherte Rechnungsdaten und erzeugte ZUGFeRD-Dokumente werden während der laufenden Vertragslaufzeit automatisch nach Ablauf folgender tarifabhängiger Fristen gelöscht: Free-Tarif: 48 Stunden; Starter-Tarif: 30 Tage; Pro-Tarif: 90 Tage; Enterprise-Tarif: unbegrenzt bis zur Kontolöschung. Der Nutzer ist verpflichtet, benötigte Dokumente vor Ablauf dieser Fristen selbst herunterzuladen. Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, die nicht rechtzeitig gesichert wurden (§ 7 Abs. 5). Die genauen Fristen sind jederzeit in der Datenschutzerklärung einsehbar.

§ 14 GoBD-Konformität und Archivierungspflichten

(1) rechnung3000 ist kein GoBD-konformes Archivsystem. Der Dienst dient der technischen Konvertierung von PDF-Rechnungen sowie der direkten Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Eine revisionssichere, unveränderliche Langzeitarchivierung im Sinne der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und zum Datenzugriff (GoBD) sowie gemäß § 147 AO und § 257 HGB wird durch den Dienst nicht gewährleistet und nicht angeboten.

(2) Der Nutzer ist verpflichtet, die mit rechnung3000 erzeugten ZUGFeRD-Dokumente in einem eigenen, GoBD-konformen System zu archivieren (z. B. DATEV, Lexoffice oder ein anderes zertifiziertes DMS). Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt gemäß § 147 Abs. 3 AO in der Regel 10 Jahre.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Haftung für steuerliche, buchhalterische oder rechtliche Nachteile, die aus einer unzureichenden Archivierung der erzeugten Dokumente durch den Nutzer entstehen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Paderborn, soweit der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt (Salvatorische Klausel). Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Die EU-Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr. Da der Dienst sich ausschließlich an Unternehmer richtet, ist der Anbieter nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.