ZUGFeRD für Steuerberater: Mandantenrechnungen prüfen und buchen

Die Frage, die in der Betriebsprüfung kommt

Eine Kanzlei erzählte uns von einer Betriebsprüfung, bei der der Prüfer eine als E-Rechnung deklarierte Datei aufrief und fragte: „Wo ist das XML?" Im Archiv lag ein sauber eingescanntes PDF. Lesbar, ordentlich abgelegt, revisionssicher gespeichert — und trotzdem keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Das ist der häufigste Irrtum, der uns begegnet: Ein digitales Dokument ist noch keine elektronische Rechnung. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung digital vorliegt, sondern dass sie strukturierte Daten enthält, die eine Maschine auslesen kann. Genau an dieser Stelle wird ZUGFeRD für Kanzleien interessant.

Was sich für Kanzleien konkret ändert

Die Fristen sind gestaffelt, und die erste ist bereits vergangen:

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Betroffen sind inländische B2B-Umsätze — für B2C-Geschäfte und für nach § 4 UStG steuerfreie Leistungen gilt die Pflicht nicht.

Die Empfangspflicht seit 2025 wird in der Praxis am meisten unterschätzt. Sie gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und unabhängig davon, ob der Mandant selbst schon E-Rechnungen schreibt. Ein Mandant, der 2027 noch Papierrechnungen ausstellen darf, muss trotzdem seit 2025 in der Lage sein, eine ZUGFeRD-Datei entgegenzunehmen und auszuwerten. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus — die Auswertung tut es nicht.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG hat der Gesetzgeber im Jahressteuergesetz 2024 nachgebessert: Sie sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen aber auch sie. Details dazu stehen im Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Warum ZUGFeRD für Kanzleien das bequemere Format ist

Zulässig sind mehrere Formate. In Deutschland sind zwei relevant, und der Unterschied ist für den Kanzleialltag erheblich:

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnet man sie doppelt geklickt, sieht man Markup, keine Rechnung. Wer sie prüfen will, braucht ein Werkzeug.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein normales PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist. Der Sachbearbeiter sieht eine gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die strukturierten Daten. Beides aus einer Datei, ohne zwei Ablagen.

Für die Mandantenberatung heißt das: Wer die Wahl hat und nicht an Behörden fakturiert, fährt mit ZUGFeRD in aller Regel reibungsärmer. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, kommt an XRechnung und der Leitweg-ID meist nicht vorbei. Die Unterschiede im Detail stehen im Vergleich ZUGFeRD und XRechnung.

Ein Punkt, der oft untergeht: ZUGFeRD ab Profil EN 16931 („Comfort") erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Die kleineren Profile Minimum und Basic-WL tun das nicht — sie enthalten keine vollständigen Positionsdaten und gelten umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung. Wenn ein Mandant meldet „wir machen schon ZUGFeRD", lohnt die Rückfrage, welches Profil seine Software erzeugt.

Der eigentliche Engpass: Mandanten liefern, was sie haben

Die Theorie ist übersichtlich. Der Aufwand in der Kanzlei entsteht woanders — nämlich daran, dass in einem Monat Eingangsbelege aus zehn verschiedenen Quellen zusammenkommen: ein paar echte ZUGFeRD-PDFs, XRechnungen von einer Behörde, gescannte Papierrechnungen, PDFs aus einem Online-Shop ohne jedes XML, und der Handwerker, der weiterhin auf Papier schreibt.

Für die Buchung müssen alle in einen Kanal. Drei Fälle sind zu trennen:

Echte E-Rechnung mit XML. Direkt importierbar. Vor dem Import lohnt eine Prüfung, ob die Datei formal in Ordnung ist — dazu unten mehr.

PDF ohne XML. Das ist keine E-Rechnung, sondern ein Bild einer Rechnung. Für die Buchung müssen die Daten heraus. Genau dafür ist unser Konverter gedacht: PDF hochladen, die erkannten Felder prüfen und korrigieren, ZUGFeRD-Datei herunterladen. Der Zwischenschritt „prüfen und korrigieren" ist kein Schönheitsfehler, sondern notwendig — keine automatische Erkennung ist fehlerfrei, und bei Rechnungsdaten ist ein stiller Fehler teurer als ein sichtbarer.

Papier. Bleibt Papier, bis der Mandant umstellt. Hier ist die Beratung gefragt, nicht die Technik.

ZUGFeRD im DATEV-Workflow

DATEV verarbeitet ZUGFeRD-Dateien in Unternehmen online und in DATEV Rechnungswesen. Der Import selbst ist selten das Problem — die Reibung entsteht bei Dateien, die zwar ZUGFeRD heißen, aber nicht sauber sind. Was uns dabei am häufigsten begegnet:

• Zu kleines Profil. Minimum oder Basic-WL werden importiert, liefern aber keine Positionsdaten — die Buchung bleibt Handarbeit, obwohl formal „eine E-Rechnung" vorlag.
• Rundungsdifferenzen bei den Summen. Wenn Netto, Steuer und Brutto rechnerisch nicht exakt aufgehen, wird die Datei abgewiesen. Ursache ist fast immer eine Software, die pro Position rundet und die Summe getrennt.
• Fehlende Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Details dazu im Ratgeber zur Leitweg-ID.
• Falsche oder fehlende Steuerkategorie. Bei steuerfreien Umsätzen und beim Reverse-Charge-Verfahren verlangt der Standard eine Begründung im XML. Fehlt sie, ist die Rechnung formal unvollständig.

Praktisch heißt das: Prüfen, bevor gebucht wird. Eine Datei, die erst im Importlauf auffällt, kostet mehr Zeit als eine, die vorher durch eine Validierung gelaufen ist. Die Prüfung sagt nicht nur „gültig" oder „ungültig", sondern nennt die verletzte Regel — das ist die Information, die man dem Mandanten weitergeben kann. Welche Felder Pflicht sind, steht in der Übersicht der EN-16931-Pflichtfelder. Weitere Hinweise zum Zusammenspiel mit DATEV stehen im Artikel zur DATEV-Integration.

Ein Vorgehen für die Mandantenberatung

Was sich in Gesprächen als brauchbare Reihenfolge herausgestellt hat:

1. Bestandsaufnahme statt Rundmail. Welcher Mandant fakturiert womit? Wer über 800.000 € Vorjahresumsatz liegt, hat die kürzere Frist und gehört zuerst angesprochen. Ein Mandant mit einer aktuellen Fakturasoftware braucht meist nur ein Häkchen — einer, der in Word schreibt, braucht eine Entscheidung.

2. Empfang vor Versand klären. Die Empfangspflicht gilt bereits. Die Frage „an welche Adresse gehen eingehende E-Rechnungen, und wer schaut da rein?" ist in vielen Betrieben ungeklärt und in fünf Minuten beantwortet.

3. Format festlegen. ZUGFeRD als Standard, XRechnung dort, wo die öffentliche Hand Empfänger ist. Diese Festlegung erspart später Sonderfälle in der Ablage.

4. Mit echten Belegen testen, nicht mit Musterdateien. Der aufschlussreichste Test ist die erste echte Rechnung des Mandanten durch die Prüfung zu schicken. Fehler, die dabei auftauchen, sind systematisch und wiederholen sich — sie einmal zu beheben ist günstiger, als sie ein Jahr lang zu buchen.

5. Die eigenen Mitarbeiter mitnehmen. Die Frage „ist das jetzt eine E-Rechnung?" wird in der Kanzlei häufiger gestellt als beim Mandanten. Ein kurzer interner Leitfaden mit den drei Fällen von oben nimmt den größten Teil der Rückfragen ab.

Was in der Kanzlei selbst zu klären ist

Zwei Punkte betreffen nicht die Mandanten, sondern die eigene Organisation.

Aufbewahrung. Aufzubewahren ist das Original — bei einer ZUGFeRD-Rechnung also die Datei mit dem eingebetteten XML, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck und auch kein neu erzeugtes PDF. Wer die Rechnung durch ein System schickt, das das PDF neu schreibt, verliert dabei unter Umständen den XML-Anhang. Was dabei sonst noch schiefgeht, steht im Ratgeber zur GoBD-konformen Archivierung.

Eigene Ausgangsrechnungen. Kanzleien sind selbst B2B-Unternehmen und fallen unter dieselben Fristen. Das Honorar an einen gewerblichen Mandanten ist ein inländischer B2B-Umsatz — ab 2027 beziehungsweise 2028 also selbst e-rechnungspflichtig.

Häufige Fragen

Ist ein per E-Mail versendetes PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ohne strukturierte Daten ist es eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 ist das für den Versand übergangsweise noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

Muss der Mandant seine Software wechseln?
Meist nicht. Die verbreiteten Fakturaprogramme erzeugen inzwischen ZUGFeRD. Zu prüfen ist das Profil — Minimum und Basic-WL reichen nicht.

Reicht es, eingehende E-Rechnungen auszudrucken und abzuheften?
Nein. Das Original ist die Datei; der Ausdruck ersetzt sie nicht.

Was tun, wenn eine eingehende ZUGFeRD-Datei fehlerhaft ist?
Der Vorsteuerabzug hängt an einer ordnungsgemäßen Rechnung. Bei formalen Mängeln ist eine korrigierte Rechnung beim Aussteller anzufordern — die Fehlermeldung aus der Validierung ist dabei die konkreteste Begründung, die man mitschicken kann.

Fazit

Für Kanzleien ist die E-Rechnung weniger ein Rechts- als ein Organisationsthema. Die Fristen sind bekannt, die Formate überschaubar — der Aufwand entsteht durch die Mischung an Eingangsbelegen und durch Dateien, die formal nicht halten, was ihr Dateiname verspricht.

Wer die drei Fälle sauber trennt (echte E-Rechnung, PDF ohne XML, Papier), vor dem Import prüft statt nach dem Fehlerprotokoll zu suchen, und die Mandanten mit den kürzesten Fristen zuerst anspricht, hat den größeren Teil der Umstellung hinter sich. Der Rest ist Routine.