PDF in ZUGFeRD umwandeln
Aus Ihrer PDF-Rechnung wird eine ZUGFeRD-Rechnung: dieselbe Rechnung im gewohnten Layout, ergänzt um die strukturierten Rechnungsdaten als XML nach EN 16931. Ihr Kunde öffnet sie wie jede PDF, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch ein.
- Layout bleibt: Ihre PDF wird zur sichtbaren Rechnung, das XML wird eingebettet. Die Datei ist eine PDF/A-3.
- Daten automatisch erkannt: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer, Positionen, Steuer und IBAN.
- Vor dem Download geprüft: Fehlende Pflichtangaben stehen mit BT-Nummer oben auf der Prüfseite.
Rechnung hochladen
Als PDF, Word, Excel, Scan oder Foto. Wir lesen die Rechnungsdaten aus. Danach prüfen Sie die Felder und laden die ZUGFeRD-PDF herunter.
- PDF/A-3mit eingebettetem XML
- EN 16931Profil XRechnung 3.0 oder Comfort
- 3 kostenlospro Monat mit Konto
Hochladen und prüfen ohne Anmeldung. Herunterladen mit kostenlosem Konto oder für 1,99 € je Rechnung.
Erkannte Daten neben dem Original prüfen
Nach dem Hochladen sehen Sie Ihre PDF und daneben alle erkannten Felder. Nichts wird ungeprüft übernommen.
- Original links, Felder rechts: Jeder Wert lässt sich direkt mit der Rechnung vergleichen und ändern.
- Pflichtangaben mit BT-Nummer: Fehlt etwas, steht es oben – zum Beispiel die Käufer-E-Mail (BT-49).
- Positionen und Steuer: Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz je Position, die Summen werden nachgerechnet.
So wandeln Sie eine PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung um
-
1
PDF hochladen
Rechnung als PDF auswählen oder hierher ziehen. Auch Word- und Excel-Dateien (.docx, .xlsx) sowie Scans und Fotos als JPG oder PNG gehen.
PDF bis 20 MB, Word/Excel bis 10 MB, Bilder bis 5 MB -
2
Felder prüfen
Die erkannten Daten mit dem Original vergleichen und fehlende Angaben ergänzen.
Pflichtangaben mit BT-Nummer -
3
ZUGFeRD-PDF laden
Die fertige PDF/A-3 mit eingebettetem XML herunterladen – auf Wunsch auch nur das XML.
Prüfung per XSD und Schematron
Was beim Umwandeln in ZUGFeRD passiert
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Eine Datei enthält zwei Teile. Der sichtbare Teil ist eine normale PDF, die jeder Mensch lesen kann. Der zweite Teil ist eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten in strukturierter Form, die Buchhaltungsprogramme ohne Abtippen übernehmen.
rechnung3000 nimmt Ihre vorhandene PDF als sichtbaren Teil. Das Layout, Ihr Logo und alle Texte bleiben also so, wie Sie sie gestaltet haben. Aus den erkannten und von Ihnen geprüften Daten entsteht das XML, das in die PDF eingebettet wird – je nach Profil als Datei xrechnung.xml oder factur-x.xml. Damit eine Datei mit Anhang dauerhaft lesbar bleibt, wird sie im Archivformat PDF/A-3 gespeichert.
Welche Daten in das ZUGFeRD-XML übernommen werden
Auf der Prüfseite sehen Sie jedes Feld mit seiner Kennung aus der Norm EN 16931 („BT“ steht für Business Term). Diese Angaben landen im XML:
| Kennung | Angabe |
|---|---|
| BT-1, BT-2 | Rechnungsnummer und Rechnungsdatum |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum |
| BT-10 | Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID |
| BT-27, BT-35 bis BT-38 | Name und Anschrift des Verkäufers |
| BT-31, BT-32 | USt-IdNr. bzw. Steuernummer des Verkäufers |
| BT-41 bis BT-43 | Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers |
| BT-44, BT-50 bis BT-53 | Name und Anschrift des Käufers |
| BT-49 | E-Mail-Adresse des Käufers |
| BG-25 | Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz |
| BT-84, BT-86 | IBAN und BIC für die Zahlung |
Rabatte und Zuschläge auf die ganze Rechnung werden ebenfalls übernommen, ebenso die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wenn sie auf der Rechnung steht. Die vollständige Liste der Pflichtfelder mit Erklärung finden Sie im Artikel ZUGFeRD-Pflichtfelder nach EN 16931.
Welches ZUGFeRD-Profil entsteht?
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Angaben verlangen – von MINIMUM bis EXTENDED. rechnung3000 erzeugt wahlweise eines von zwei Profilen, beide in der CII-Syntax: XRECHNUNG (Standard) entspricht der XRechnung 3.0. Es erfüllt die europäische Norm EN 16931 und zusätzlich die deutschen Regeln der XRechnung. EN 16931 (auch „Comfort“) erfüllt nur die europäische Norm.
Für Sie heißt das: Eine Datei im Profil XRECHNUNG passt für Geschäftskunden und für öffentliche Auftraggeber gleichermaßen. Dafür verlangt die XRechnung ein paar Angaben mehr als eine reine EN-16931-Rechnung, zum Beispiel die E-Mail-Adresse des Käufers (BT-49), Kontaktdaten des Verkäufers und die Leitweg-ID (BT-10). Fehlt eine davon, zeigt die Prüfseite das an. Geht die Rechnung an ein Unternehmen und kennen Sie diese Angaben nicht, wählen Sie auf der Prüfseite das Format EN 16931 – dort sind sie freiwillig.
Gilt eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung? Ja. Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Das Profil XRECHNUNG gehört nicht zu diesen Ausnahmen.
Worauf Sie achten sollten
- Daten prüfen: Die Erkennung arbeitet mit KI und Texterkennung. Vergleichen Sie vor allem Beträge, Steuersätze und die IBAN mit dem Original, bei Scans und Fotos besonders sorgfältig.
- PDF und XML müssen übereinstimmen: Was Sie auf der Prüfseite ändern, steht danach im XML – die sichtbare PDF bleibt unverändert. Korrigieren Sie einen Fehler im Original deshalb am besten in Ihrem Rechnungsprogramm und laden die PDF neu hoch.
- Einmal prüfen lassen: Nach dem Erzeugen wird das XML automatisch gegen das XML-Schema (XSD) geprüft. Über „Detaillierte Validierung“ auf der Download-Seite prüfen Sie es zusätzlich gegen die Schematron-Regeln von EN 16931 und XRechnung.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Hintergründen steht im Ratgeber PDF in ZUGFeRD umwandeln.
Häufige Fragen zum Umwandeln in ZUGFeRD
Bleibt das Aussehen meiner Rechnung erhalten?
Ja. Ihre hochgeladene PDF wird der sichtbare Teil der ZUGFeRD-Rechnung. rechnung3000 bettet nur das XML ein und speichert die Datei als PDF/A-3. Bei Fotos und Scans gilt dasselbe für das Bild der Rechnung, bei Word- und Excel-Dateien für das daraus erzeugte PDF.
Kann ich eine PDF kostenlos in ZUGFeRD umwandeln?
Ja. Hochladen und Prüfen geht ohne Anmeldung. Zum Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto, damit sind 3 Rechnungen im Monat kostenlos (Umwandeln und Erstellen zusammen). Ohne Konto schalten Sie eine einzelne Rechnung für 1,99 € frei. Für mehr Rechnungen gibt es Tarife ab 29 € im Monat.
Welches ZUGFeRD-Profil erzeugt rechnung3000?
Standard ist das Profil XRECHNUNG: Das eingebettete XML entspricht der XRechnung 3.0 in der CII-Syntax und erfüllt EN 16931. Auf der Prüfseite können Sie stattdessen das Profil EN 16931 (Comfort) wählen, bei dem Leitweg-ID, Käufer-E-Mail und Verkäuferkontakt freiwillig sind. BASIC oder EXTENDED lassen sich nicht auswählen.
Brauche ich dafür eine Software?
Nein. Alles läuft im Browser, am Computer, Tablet oder Smartphone. Es gibt nichts zu installieren.
Funktioniert das auch mit eingescannten Rechnungen?
Ja. Neben PDF können Sie JPG oder PNG hochladen. Der Text wird dann per Texterkennung gelesen. Prüfen Sie die erkannten Felder in diesem Fall besonders genau.
Kann ich eine Rechnung aus Word oder Excel umwandeln?
Ja. Word-Dateien (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) bis 10 MB laden Sie direkt hoch, ein Export als PDF ist nicht nötig. rechnung3000 wandelt die Datei auf dem eigenen Server in Deutschland in ein PDF um, ohne externen Dienst. Dieses PDF ist der sichtbare Teil der E-Rechnung, die Word- oder Excel-Datei selbst wird nicht aufbewahrt. Bei Excel übernimmt rechnung3000 das Tabellenblatt, das beim Speichern geöffnet war, und bringt es auf Seitenbreite (A4, wenn die Datei kein Papierformat vorgibt). Ältere Formate (.doc, .xls) und Dateien mit Makros nimmt rechnung3000 nicht an. Mehr dazu auf den Seiten Word in E-Rechnung umwandeln und Excel in E-Rechnung umwandeln.
Was passiert mit meiner hochgeladenen Rechnung?
Die Verarbeitung einschließlich der KI-Erkennung findet in Rechenzentren in Deutschland statt. Ohne Konto hochgeladene Dateien werden spätestens nach 1 Stunde gelöscht, eine nicht gekaufte E-Rechnung nach spätestens 3 Stunden. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Passt dazu
PDF in XRechnung umwandeln
Dieselbe Umwandlung mit Blick auf Behörden: Leitweg-ID, XML-Datei, Pflichtangaben der XRechnung.
Prüfen →ZUGFeRD-Validator
Eine vorhandene ZUGFeRD-Rechnung gegen XSD und Schematron prüfen – kostenlos.
Anzeigen →ZUGFeRD-Viewer
Sehen, was im eingebetteten XML einer ZUGFeRD-Rechnung wirklich steht.
Foto: Kampus Production / Pexels
Die erste Rechnung jetzt in ZUGFeRD umwandeln
Hochladen und prüfen ohne Anmeldung. Herunterladen mit kostenlosem Konto (3 Rechnungen im Monat) oder für 1,99 € je Rechnung.