Word-Rechnung in E-Rechnung umwandeln
Ihre Rechnungen entstehen in Word, mit Briefkopf und Bankverbindung in der Fußzeile? Laden Sie die Word-Datei direkt hoch. rechnung3000 erkennt die Rechnungsdaten, Sie prüfen sie, und heraus kommt eine E-Rechnung nach EN 16931 – als ZUGFeRD-PDF in Ihrem Layout oder als XRechnung.
- Briefkopf und Layout bleiben: Aus Ihrer Word-Datei wird das sichtbare PDF der E-Rechnung, samt Logo, Kopf- und Fußzeile.
- Ohne Umweg über PDF: Die .docx-Datei so hochladen, wie Sie sie gespeichert haben. Kein neues Rechnungsprogramm nötig.
- Vor dem Download geprüft: Fehlende Pflichtangaben stehen mit BT-Nummer oben auf der Prüfseite.
Word-Rechnung hochladen
Word-Datei (.docx) auswählen oder hierher ziehen. Wir lesen die Rechnungsdaten aus, Sie prüfen die Felder und laden die E-Rechnung herunter. PDF, Excel und Fotos gehen auch.
- .docxbis 10 MB, ohne PDF-Export
- EN 16931ZUGFeRD oder XRechnung 3.0
- 3 kostenlospro Monat mit Konto
Hochladen und prüfen ohne Anmeldung. Herunterladen mit kostenlosem Konto oder für 1,99 € je Rechnung.
Ihre Word-Rechnung neben den erkannten Angaben
Rechts das PDF, das aus Ihrem Word-Dokument entsteht, links die erkannten Felder. Nichts wird ungeprüft in die E-Rechnung übernommen.
- Ihr Dokument als PDF: mit Briefkopf, Tabelle und Fußzeile – so, wie es später Ihr Kunde sieht.
- Positionen mit Einheit: Stk., Std., pausch. und m² werden in die Codes der Norm übersetzt.
- Was fehlt, steht oben: etwa die E-Mail-Adresse Ihres Kunden (BT-49), die eine XRechnung verlangt.
So wird aus Ihrer Word-Rechnung eine E-Rechnung
-
1
Word-Datei hochladen
Die fertige Rechnung als .docx auswählen oder hierher ziehen. Ein Export als PDF vorher ist nicht nötig.
.docx bis 10 MB -
2
Angaben prüfen
Die erkannten Daten mit Ihrem Dokument vergleichen und Fehlendes ergänzen, zum Beispiel die Leitweg-ID einer Behörde.
Pflichtangaben mit BT-Nummer -
3
E-Rechnung laden
Die ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3) mit eingebettetem XML herunterladen – oder nur das XML als XRechnung.
Prüfung per XSD und Schematron
Warum die Word-Rechnung ein Upgrade braucht
Briefkopf oben, Kundenanschrift im Fenster, darunter eine Tabelle mit den Leistungen und unten die Bankverbindung: So sieht in vielen Handwerksbetrieben, Werkstätten und kleinen Büros die Rechnung aus, geschrieben in Word und als PDF oder auf Papier verschickt.
Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland reicht das bald nicht mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch versenden, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format nach EN 16931, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung. Ein Word-Dokument oder ein daraus gespeichertes PDF gehört nicht dazu.
Für Privatkunden ändert sich nichts. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Die Rechnung für den Hausbesitzer darf weiter aus Word kommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Was mit Ihrer Word-Datei passiert
rechnung3000 setzt Ihr Dokument auf dem eigenen Server in Deutschland als PDF, ohne externen Dienst. Dieses PDF ist der sichtbare Teil der ZUGFeRD-Rechnung. Anschließend werden die Rechnungsdaten erkannt, wie bei einem PDF-Upload. Gut zu wissen:
- Kopf- und Fußzeilen kommen mit ins PDF und werden mitgelesen. Steht Ihre Bankverbindung im Briefpapier unten, findet die Erkennung sie dort.
- Logo und Bilder, die in die Datei eingefügt sind, erscheinen wie gewohnt. Bilder, die nur aus dem Internet verlinkt sind, bleiben aus Sicherheitsgründen leer.
- Schriften: Für Calibri, Cambria, Arial und Times New Roman setzt der Server Schriften mit gleicher Laufweite ein, Zeilen- und Seitenumbrüche bleiben dadurch in der Regel gleich. Bei seltenen Schriften kann das Schriftbild abweichen. Soll das PDF exakt wie in Word aussehen, speichern Sie es in Word als PDF und laden das PDF hoch.
- Nicht angenommen: das alte Format .doc und Dateien mit Makros (.docm). Speichern Sie die Rechnung in Word über „Speichern unter“ als Word-Dokument (.docx).
Die Word-Datei selbst bewahrt rechnung3000 nicht auf. Mit Konto bleibt das daraus erzeugte PDF für Ihre Rechnungsliste gespeichert.
Diese Angaben sollte Ihre Word-Vorlage enthalten
Eine E-Rechnung verlangt dieselben Angaben wie jede ordentliche Rechnung, nur in strukturierter Form. Je klarer sie in Ihrer Vorlage beschriftet sind, desto sicherer findet die Erkennung sie:
| Angabe | Kennung | Tipp für die Vorlage |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer, Rechnungsdatum | BT-1, BT-2 | mit Beschriftung, z. B. „Rechnungsnummer: RE-2026-0342“ |
| Ihr Betrieb mit Anschrift | BT-27, BT-35 bis BT-38 | im Briefkopf oder in der Fußzeile |
| USt-IdNr. oder Steuernummer | BT-31, BT-32 | beschriftet, gern in der Fußzeile |
| Kunde mit Anschrift | BT-44, BT-50 bis BT-53 | im Anschriftenfeld |
| Positionen | BG-25 | als Word-Tabelle mit Spalten für Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamt |
| Netto, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag | BT-109, BT-110, BT-112 | untereinander und beschriftet |
| Bankverbindung | BT-84, BT-86 | IBAN und BIC |
| E-Mail des Kunden | BT-49 | für eine XRechnung Pflicht, sonst freiwillig |
Fehlt etwas, ergänzen Sie es auf der Prüfseite. Es steht dann in den Daten der E-Rechnung, das sichtbare PDF bleibt so, wie Word es ausgegeben hat. Die vollständige Liste mit Erklärungen steht im Artikel ZUGFeRD-Pflichtfelder nach EN 16931.
Für Behörden XRechnung, für Firmen ZUGFeRD
Auf der Prüfseite wählen Sie das Format der E-Rechnung. Arbeiten Sie für Gemeinde, Schule oder eine andere öffentliche Stelle, nehmen Sie XRechnung 3.0 und tragen die Leitweg-ID ein, die Ihnen der Auftraggeber nennt. Geht die Rechnung an ein Unternehmen, passt auch ZUGFeRD EN 16931 – dort sind Leitweg-ID, Kunden-E-Mail und Ihre Kontaktdaten freiwillig.
Sie erhalten in beiden Fällen eine ZUGFeRD-PDF: Ihr Kunde öffnet sie wie jede PDF, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch ein. Das XML gibt es zusätzlich einzeln, etwa zum Hochladen in das Rechnungsportal einer Behörde.
Pages oder Google Docs statt Word?
Angenommen werden Word-Dateien im Format .docx. Aus Apple Pages, Google Docs oder LibreOffice Writer exportieren bzw. speichern Sie die Rechnung als Word-Dokument (.docx) und laden diese Datei hoch. Ein PDF aus diesen Programmen funktioniert ebenso.
Weitere Tipps für die Umstellung stehen im Artikel E-Rechnung aus Word oder Excel.
Häufige Fragen zur E-Rechnung aus Word
Kann ich eine Word-Rechnung kostenlos in eine E-Rechnung umwandeln?
Ja. Hochladen und Prüfen geht ohne Anmeldung. Zum Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto, damit sind 3 Rechnungen im Monat kostenlos (Umwandeln und Erstellen zusammen). Ohne Konto schalten Sie eine einzelne Rechnung für 1,99 € frei. Für mehr Rechnungen gibt es Tarife ab 29 € im Monat.
Kann Word selbst eine E-Rechnung erzeugen?
Nein. Word speichert Dokumente und PDFs, aber weder ZUGFeRD noch XRechnung. Sie können Ihre Word-Vorlage trotzdem behalten: Schreiben Sie die Rechnung wie gewohnt und wandeln Sie die fertige Datei hier um.
Sieht meine Rechnung danach noch genauso aus?
Ja, im Wesentlichen. Briefkopf, Logo, Tabelle, Kopf- und Fußzeile bleiben erhalten. Für die gängigen Schriften Calibri, Cambria, Arial und Times New Roman setzt der Server Schriften gleicher Laufweite ein. Bei seltenen Schriften kann das Schriftbild abweichen – dann speichern Sie die Rechnung in Word als PDF und laden das PDF hoch.
Kann ich auch eine alte .doc-Datei hochladen?
Nein. Angenommen werden nur Word-Dokumente im Format .docx ohne Makros. Öffnen Sie die .doc-Datei in Word und speichern Sie sie über „Speichern unter“ als Word-Dokument (.docx) oder als PDF.
Ich bin Handwerker und arbeite für Privatkunden. Brauche ich eine E-Rechnung?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Für Privatkunden reicht weiter Ihre gewohnte Word-Rechnung, als PDF oder auf Papier. Für Hausverwaltungen, Bauträger, Betriebe und Behörden brauchen Sie die E-Rechnung.
Wo trage ich die Leitweg-ID für eine Behörde ein?
Auf der Prüfseite im Feld „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ (BT-10). Wählen Sie dort als Format XRechnung 3.0. Die Leitweg-ID nennt Ihnen der öffentliche Auftraggeber.
Was passiert mit meiner Word-Datei?
Die Umwandlung in ein PDF und die Erkennung laufen auf Servern in Deutschland. Die Word-Datei wird nicht aufbewahrt. Ohne Konto hochgeladene Dateien werden spätestens nach 1 Stunde gelöscht, eine nicht gekaufte E-Rechnung nach spätestens 3 Stunden. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Passt dazu
Excel in E-Rechnung umwandeln
Rechnung in Excel geschrieben? Die .xlsx-Datei direkt hochladen, das Rechnungsblatt wird übernommen.
Zur XRechnung →PDF in XRechnung umwandeln
Für Aufträge der öffentlichen Hand: Leitweg-ID, XML-Datei und Pflichtangaben der XRechnung.
Anzeigen →ZUGFeRD-Viewer
Sehen, was im eingebetteten XML einer ZUGFeRD-Rechnung wirklich steht.
Foto: Ivan S / Pexels
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Hochladen und prüfen ohne Anmeldung. Herunterladen mit kostenlosem Konto (3 Rechnungen im Monat) oder für 1,99 € je Rechnung.