PDF in XRechnung umwandeln
PDF-Rechnung hochladen und als XRechnung 3.0 herunterladen – als XML-Datei für das Rechnungsportal Ihres öffentlichen Auftraggebers oder eingebettet in eine ZUGFeRD-PDF. Leitweg-ID und fehlende Pflichtangaben ergänzen Sie vor dem Download.
- XRechnung 3.0: in der CII-Syntax, nach EN 16931 und den deutschen Regeln der XRechnung.
- Leitweg-ID eintragen: im Feld Käuferreferenz (BT-10), das Behörden als Pflichtangabe verlangen.
- Pflichtangaben im Blick: die Prüfseite zeigt fehlende Angaben mit BT-Nummer, etwa die Käufer-E-Mail.
Rechnung hochladen
Als PDF, Word, Excel, Scan oder Foto. Wir lesen die Rechnungsdaten aus. Sie ergänzen Leitweg-ID und Pflichtangaben und laden die XRechnung herunter.
- XMLXRechnung 3.0 (CII)
- BT-10Leitweg-ID eintragbar
- 3 kostenlospro Monat mit Konto
Hochladen und prüfen ohne Anmeldung. Herunterladen mit kostenlosem Konto oder für 1,99 € je Rechnung.
Die XRechnung-Angaben gezielt ergänzen
Auf der Prüfseite stehen die Felder, die eine XRechnung zusätzlich zur PDF braucht – jeweils mit ihrer Kennung aus der Norm.
- Offene Pflichtangaben oben: Was der XRechnung noch fehlt, steht mit BT-Nummer unter „Noch ausfüllen“.
- Kontakt und Käufer-E-Mail: Telefon des Rechnungsstellers (BT-42) und E-Mail des Rechnungsempfängers (BT-49) verlangt die XRechnung zusätzlich.
- Leitweg-ID / Käuferreferenz (BT-10): Hier tragen Sie die Leitweg-ID der Behörde ein.
So wird aus Ihrer PDF eine XRechnung
-
1
PDF hochladen
Rechnung als PDF auswählen. Auch Word- und Excel-Dateien (.docx, .xlsx) gehen, ebenso Scans und Fotos als JPG oder PNG, dann per Texterkennung.
PDF bis 20 MB, Word/Excel bis 10 MB, Bilder bis 5 MB -
2
Angaben ergänzen
Erkannte Felder prüfen, Leitweg-ID (BT-10) und Käufer-E-Mail (BT-49) eintragen.
Pflichtangaben mit BT-Nummer -
3
XRechnung laden
Das XML einzeln herunterladen oder die ZUGFeRD-PDF, in der es eingebettet ist.
Prüfung per XSD und Schematron
XRechnung oder ZUGFeRD – was bekommen Sie?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und setzt die europäische Norm EN 16931 um, ergänzt um nationale Geschäftsregeln. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen eine PDF, in der ein solches XML eingebettet ist.
rechnung3000 erzeugt beides in einem Schritt: Das XML entspricht der XRechnung 3.0 und steckt zugleich in einer ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3). Für ein Behördenportal laden Sie das XML herunter, für Geschäftskunden meist die PDF. Den ausführlichen Vergleich beider Formate lesen Sie im Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung?.
Welche Angaben eine XRechnung zusätzlich verlangt
Gegenüber einer normalen Rechnung prüft die XRechnung einige Angaben strenger. Die Regeln heißen BR-DE („Business Rule Deutschland“). Diese tauchen bei umgewandelten PDF-Rechnungen am häufigsten auf:
| Regel | Was verlangt wird |
|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10). Bei Behörden ist das die Leitweg-ID. |
| BR-DE-2 | Kontaktangaben des Verkäufers (BG-6) müssen vorhanden sein. |
| BR-DE-5 bis 7 | Ansprechpartner (BT-41), Telefon (BT-42) und E-Mail (BT-43) des Verkäufers. |
| BR-DE-1 | Zahlungsangaben (BG-16), bei Überweisung also die IBAN. |
| BR-DE-16 | Bei steuerpflichtigen Umsätzen die USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32) des Verkäufers. |
| PEPPOL-EN16931-R010 | Elektronische Adresse des Käufers (BT-49), in der Regel seine E-Mail-Adresse. |
Alle genannten Felder gibt es auf der Prüfseite. Was fehlt, steht dort oben mit BT-Nummer – so erfahren Sie es vor dem Download und nicht erst durch eine Ablehnung im Portal.
Die Leitweg-ID richtig eintragen
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland nennen Ihnen eine Leitweg-ID, etwa im Auftrag oder in der Bestellung. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung im richtigen Postfach landet. Tragen Sie sie auf der Prüfseite im Feld „Leitweg-ID / Käuferreferenz“ (BT-10) ein.
Wichtig für Behördenrechnungen: Lassen Sie das Feld leer, setzt rechnung3000 die Rechnungsnummer als Käuferreferenz ein. Damit fehlt die Pflichtangabe zwar nicht, eine Behörde kann die Rechnung aber ohne ihre Leitweg-ID nicht zuordnen. Fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.
Wie Sie die Leitweg-ID finden und die Rechnung einreichen, erklärt der Ratgeber XRechnung an Behörden senden.
UBL oder CII?
Der Standard XRechnung lässt zwei XML-Syntaxen zu: UBL und CII (Cross Industry Invoice). rechnung3000 erzeugt die XRechnung in der CII-Syntax – derselben, die auch ZUGFeRD verwendet. Eine Ausgabe in UBL ist nicht möglich.
Per E-Mail senden oder im Portal hochladen
Mit Konto schicken Sie die fertige Rechnung direkt aus rechnung3000 per E-Mail an Ihren Auftraggeber: in Ihrem Namen, auf Wunsch mit dem XML als eigenem Anhang, und mit einer Kopie an Sie. Verlangt der Auftraggeber den Upload in sein Rechnungsportal, laden Sie das XML dort selbst hoch. Ein Versand über das Peppol-Netz ist nicht eingebaut.
Häufige Fragen zum Umwandeln in XRechnung
Kann ich eine PDF kostenlos in eine XRechnung umwandeln?
Ja. Hochladen und Prüfen geht ohne Anmeldung. Zum Herunterladen brauchen Sie ein kostenloses Konto, damit sind 3 Rechnungen im Monat kostenlos (Umwandeln und Erstellen zusammen). Ohne Konto schalten Sie eine einzelne Rechnung für 1,99 € frei.
Bekomme ich eine reine XML-Datei?
Ja. Auf der Download-Seite laden Sie entweder die ZUGFeRD-PDF oder nur das XML herunter. Das XML ist die XRechnung, die Sie zum Beispiel in einem Behördenportal hochladen.
Welche Version der XRechnung entsteht?
XRechnung 3.0 in der CII-Syntax. Das XML trägt die Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.
Brauche ich für jede XRechnung eine Leitweg-ID?
Für Rechnungen an Behörden in Deutschland ja – sie gehört ins Feld Käuferreferenz (BT-10). Bei Geschäftskunden ohne Leitweg-ID genügt eine andere Referenz, etwa Ihre Auftrags- oder Kundennummer. Bleibt das Feld leer, setzt rechnung3000 die Rechnungsnummer ein.
Warum ist die E-Mail-Adresse des Käufers Pflicht?
Die XRechnung verlangt eine elektronische Adresse des Käufers (BT-49, Regel PEPPOL-EN16931-R010). Fehlt sie, schlägt die Schematron-Prüfung fehl. Tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden auf der Prüfseite ein – rechnung3000 setzt hier keine erfundene Adresse ein.
Wird die XRechnung direkt an die Behörde geschickt?
Nein. Sie laden die Datei herunter und reichen sie selbst ein, zum Beispiel über das Rechnungsportal des Auftraggebers.
Passt dazu
XRechnung-Validator
Eine vorhandene XRechnung (CII) gegen XSD, EN 16931 und die BR-DE-Regeln prüfen.
Zu ZUGFeRD →PDF in ZUGFeRD umwandeln
Für Geschäftskunden: die PDF bleibt sichtbar, das XML steckt darin.
Erstellen →E-Rechnung erstellen
Keine PDF vorhanden? Die Rechnung direkt im Browser ausfüllen.
Foto: Pavel Danilyuk / Pexels
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