Beispiel · Schreinerei
Die Word-Vorlage von früher bleibt
Angebot und Rechnung entstehen wie immer in Word. Vor dem Versand an die Hausverwaltung wird die .docx einmal hochgeladen und kommt als E-Rechnung zurück.
Für Handwerk, Läden und Selbstständige
E-Rechnung ohne neues Programm: Sie arbeiten weiter wie bisher
Ob Schreinerei, Bäckerei oder Salon: Ihre Rechnung bleibt Ihre Rechnung. Sie laden sie hoch, rechnung3000 macht daraus eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ohne neue Software, ohne Einrichtung.
- 3 Rechnungen im Monat kostenlos
- Ohne Abo: 1,99 € je Rechnung
- Verarbeitung in Deutschland
Wie schreiben Sie Ihre Rechnungen heute?
Wählen Sie Ihren Weg. Wir zeigen Ihnen, wie es damit weitergeht.
In Word
Behalten Sie Ihre Word-Vorlage
Sie schreiben die Rechnung wie immer in Word. Statt sie auszudrucken oder als PDF zu speichern, laden Sie die Word-Datei (.docx) hoch. Briefkopf, Logo und Fußzeile bleiben im PDF erhalten.
- 1Rechnung in Word fertig schreiben und speichern
- 2Die .docx-Datei hochladen, ein PDF-Export vorher ist nicht nötig
- 3Erkannte Daten prüfen und die E-Rechnung herunterladen
In Excel
Ihre Excel-Rechnung reicht
Rechnungen mit Formeln und Summen in Excel? Laden Sie die Excel-Datei (.xlsx) hoch. Positionen und Beträge erscheinen zum Prüfen, bevor die E-Rechnung entsteht.
- 1Rechnung in Excel wie gewohnt ausfüllen
- 2Die .xlsx-Datei hochladen
- 3Summen kontrollieren und die E-Rechnung herunterladen
Mit einem Programm
Ihr Programm bleibt, das PDF genügt
Ihre Branchensoftware oder Ihr Online-Tool erzeugt keine E-Rechnung? Wenn es die Rechnung als PDF speichern kann, ist das ein guter Ausgangspunkt. Das Aussehen der Rechnung bleibt, die Rechnungsdaten werden als XML eingebettet.
- 1Rechnung im Programm als PDF speichern
- 2PDF hochladen
- 3Prüfen und als ZUGFeRD oder XRechnung herunterladen
Auf Papier
Vom Papier zur E-Rechnung
Sie haben die Rechnung auf Papier? Fotografieren Sie sie mit dem Handy oder scannen Sie sie ein. JPG, PNG und HEIC/HEIF vom iPhone werden angenommen, die Texterkennung liest die Daten aus.
- 1Rechnung fotografieren oder scannen
- 2Bild hochladen, die Texterkennung liest die Daten
- 3Werte sorgfältig mit dem Original vergleichen und die E-Rechnung herunterladen
Noch gar nicht
Rechnung direkt im Browser schreiben
Sie haben noch keine Vorlage? Füllen Sie das Formular aus: Kunde, Positionen, Beträge. Mit Konto sind Ihre Firmendaten schon eingetragen.
- 1Kunde, Positionen und Beträge eintragen
- 2Format wählen: XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD EN 16931
- 3Herunterladen, mit Konto auch per E-Mail an den Kunden senden
In drei Schritten
Laden Sie Ihre nächste Rechnung hoch
- Hochladen: Word, Excel, PDF oder Foto in das Feld ziehen. Ohne Anmeldung.
- Prüfen: Rechnungsnummer, Kunde, Positionen und Beträge werden erkannt. Sie sehen alles und können jedes Feld korrigieren.
- Herunterladen: ZUGFeRD-PDF oder XRechnung speichern, mit Konto auch direkt per E-Mail an Ihren Kunden senden.
Schritt 1 von 3
Rechnung hochladen
Datei auswählen oder hierher ziehen. Sie prüfen die erkannten Felder und laden die E-Rechnung herunter.
- Word · Excel.docx, .xlsx bis 10 MB
- PDF · FotoPDF 20 MB, Bild 5 MB
- EN 16931ZUGFeRD oder XRechnung 3.0
Herunterladen mit kostenlosem Konto oder für 1,99 € je Rechnung.
So sieht das im Alltag aus
Drei typische Beispiele. Ihr Betrieb arbeitet anders? Der Ablauf bleibt gleich.
Beispiel · Bäckerei
Lieferrechnung aus Excel
Cafés und Kantinen bekommen ihre Rechnung aus der gewohnten Excel-Tabelle. Die .xlsx wird hochgeladen, die Summen geprüft, fertig.
Beispiel · Atelier
PDF aus dem Online-Tool
Das bisherige Programm speichert nur PDF. Das PDF wird hochgeladen und kommt als ZUGFeRD-Rechnung im selben Layout zurück.
Fotos: Ali Mkumbwa, Ekaterina Tyapkina, delfina pan, Vitaly Gariev / Unsplash
Unkompliziert. Günstig. Schnell erledigt.
Keine Installation, keine Einrichtung, kein Vertrag. Hochladen und prüfen geht ohne Anmeldung und kostet nichts.
- 0 €3 Rechnungen im Monat mit kostenlosem Konto
- 1,99 €je Rechnung ohne Konto, ohne Abo
- 29 €im Monat für 100 Rechnungen (Starter)
Muss mein Betrieb das überhaupt?
- seit 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- ab 1. Januar 2027Ausstellen Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- ab 1. Januar 2028Ausstellen Pflicht für alle übrigen Unternehmen.
Gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Ausgenommen vom Ausstellen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Fristen im Überblick →Häufige Fragen
Brauche ich für die E-Rechnung ein neues Rechnungsprogramm?
Nein. Sie schreiben Ihre Rechnungen weiter in Word, Excel oder Ihrem bisherigen Programm und laden die fertige Datei hoch. rechnung3000 erkennt die Rechnungsdaten, Sie prüfen sie, und Sie erhalten eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Alles läuft im Browser, ohne Installation.
Sieht meine Rechnung danach anders aus?
Nein. Beim Umwandeln bleibt das Aussehen Ihrer Rechnung erhalten. Die maschinenlesbaren Daten stecken als XML in der PDF-Datei (ZUGFeRD, PDF/A-3). Ihr Kunde öffnet sie wie jede PDF, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch ein.
Welche Dateien kann ich hochladen?
PDF bis 20 MB, Word (.docx) und Excel (.xlsx) bis 10 MB sowie Fotos und Scans als JPG, PNG oder HEIC/HEIF bis 5 MB. Alte .doc- und .xls-Dateien speichern Sie vorher einmal als .docx bzw. .xlsx oder als PDF.
Was kostet die E-Rechnung für kleine Betriebe?
Hochladen und Prüfen geht ohne Anmeldung. Mit einem kostenlosen Konto sind 3 Rechnungen im Monat kostenlos. Ohne Konto schalten Sie eine einzelne Rechnung für 1,99 € frei, ohne Abo. Für mehr Rechnungen gibt es Tarife ab 29 € im Monat für 100 Rechnungen.
Muss mein Betrieb überhaupt E-Rechnungen ausstellen?
Bei Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ja, schrittweise: Ab dem 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für Privatkunden ändert sich nichts.
ZUGFeRD oder XRechnung – was brauche ich?
Für Behörden XRechnung, dafür brauchen Sie die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers. Für Firmenkunden passt ZUGFeRD im Profil EN 16931. Das Format wählen Sie auf der Prüfseite vor dem Download.
Wo werden meine Rechnungen verarbeitet?
Auf Servern in Deutschland. Ohne Konto hochgeladene Dateien werden spätestens nach 1 Stunde gelöscht, eine nicht gekaufte E-Rechnung nach spätestens 3 Stunden. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Nehmen Sie Ihre nächste Rechnung und probieren Sie es aus
Hochladen und prüfen ohne Anmeldung. Herunterladen mit kostenlosem Konto (3 Rechnungen im Monat) oder für 1,99 € je Rechnung.