„Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung, wenn ich bisher nur mit Word und Excel arbeite?“ – das fragen sich gerade viele kleine Unternehmen, die von der E-Rechnungspflicht gehört haben. Die Herausforderung ist lösbar, und zwar einfacher als viele denken.
ZUGFeRD als Antwort auf die kommende Pflicht
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen inländische Unternehmen an Geschäftskunden E-Rechnungen senden, etwa im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format – bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF aus Word reicht dann nicht mehr. Doch wie geht man es an, wenn man aus alten Gewohnheiten stammt?
Warum gerade ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrid aufgebautes Format, das sowohl ein maschinenlesbares XML als auch ein humanfreundliches PDF kombiniert. Ideal für Unternehmen, die nicht gleich mit neuen, oft kostspieligen ERP-Systemen starten wollen.
ZUGFeRD aus Word erstellen
Die meisten haben schon einmal eine Rechnung in Word geschrieben: Datum eintragen, Beträge einsetzen, fertig. Als E-Rechnung zählt diese Datei aber nicht, auch nicht als PDF gespeichert. Es fehlt das maschinenlesbare XML, das ZUGFeRD in das PDF einbettet.
Bei rechnung3000.de laden Sie die Word-Datei (.docx) direkt hoch, ein PDF-Export vorher ist nicht nötig. Auf unserem Server in Deutschland entsteht daraus ein PDF, das später der sichtbare Teil der ZUGFeRD-Rechnung ist. Ein externer Dienst ist dafür nicht beteiligt. Danach liest das Tool Rechnungsnummer, Datum, Anschriften, Positionen, Beträge und Bankverbindung aus. Sie prüfen die Felder, ergänzen, was fehlt, und laden die E-Rechnung herunter.
Wer lieber selbst als PDF speichert, kann das weiter tun und das PDF hochladen. Das hat einen Vorteil: Das PDF sieht genau so aus wie in Word. Beim direkten Upload setzt unser Server die Seite neu; fehlende Schriften werden durch ähnliche ersetzt, und Bilder, die nur aus dem Internet verlinkt und nicht in die Datei eingefügt sind, bleiben aus Sicherheitsgründen leer. Ein eingefügtes Logo erscheint normal. Ältere .doc-Dateien und Dateien mit Makros nimmt das Tool nicht an, speichern Sie diese vorher als .docx. Wie das im Einzelnen abläuft, zeigt die Seite Word-Rechnung in E-Rechnung umwandeln.
ZUGFeRD aus Excel erstellen
Excel ist beliebt, weil es rechnet: Menge mal Preis, Summe, Umsatzsteuer. Auch die Excel-Datei (.xlsx) können Sie direkt hochladen. Übernommen wird das Tabellenblatt, das beim Speichern geöffnet war. Andere Blätter derselben Mappe, etwa eine Kunden- oder Preisliste, gelangen nicht ins PDF. Das Blatt wird auf Seitenbreite gebracht, damit die Betragsspalte nicht auf einer zweiten Seite landet. Gibt die Datei kein Papierformat vor, wird A4 verwendet.
Formeln rechnet das Tool nicht neu: Es zählen die Werte, die Excel beim Speichern in der Datei hinterlegt hat. Speichern Sie die Rechnung also erst, wenn die Summen stimmen, und vergleichen Sie im Prüfschritt den Rechnungsbetrag mit Ihrer Tabelle. Alle Einzelheiten stehen auf der Seite Excel-Rechnung in E-Rechnung umwandeln.
Tipps für die effiziente Umstellung
1. Vorlagen erstellen: Sowohl in Word als auch in Excel ist es sinnvoll, Vorlage-Dokumente zu erstellen, in denen Rechnungsnummer, Datum, Anschriften und Bankverbindung immer an derselben Stelle stehen. So minimieren Sie die Fehlerquote bei wiederkehrenden Dokumenten. 2. Datenpflege: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Ein kleiner Fehler kann den Validierungsprozess stoppen. 3. Kontrolle: Auch wenn ein Tool wie rechnung3000.de viele Arbeitsschritte vereinfacht, sollten Rechnungen auch händisch überprüft werden. Der Teufel steckt im Detail.
Zukunft der Rechnungsstellung: Ein Muss für alle Unternehmen
Mit der E-Rechnungspflicht am Horizont zögern trotzdem viele kleine Betriebe, auf digitale Lösungen umzusteigen. Es geht nicht nur um gesetzliche Anforderungen. Die Zeitersparnis und die Verringerung von Fehlerquellen sind handfeste Argumente. Jedenfalls, für wen ein ERP-System nicht in Frage kommt, ist das hybride Format wie ZUGFeRD ein guter Einstieg.
Fazit
Falls Sie also weiterhin Ihre Rechnungen in Word oder Excel erstellen und dennoch den Sprung zu ZUGFeRD machen müssen: Es ist machbar. Mit Plattformen wie rechnung3000.de wird der Prozess nicht nur zugänglich, sondern auch kinderleicht. Vergessen Sie komplexe Installationen, denn der Browser reicht.
Bleiben Sie effizient und gehen Sie den Weg in die digitale Zukunft. Denn eines ist klar: In wenigen Jahren wird es keine andere Option mehr geben. Willkommen in der neuen Ära der Rechnungsstellung!