„Fehlercode 4001“ – solche Nummern geistern durch viele Foren, nur: Ein XRechnung-Validator liefert sie nicht. Wer eine XRechnung gegen die offiziellen Prüfregeln laufen lässt, etwa mit dem Validator der KoSIT oder dem E-Rechnungs-Validator von rechnung3000, bekommt Regelkennungen wie BR-DE-15 oder BR-CO-15 zurück, jeweils mit einer kurzen Meldung. Wer weiß, wie diese Kennungen aufgebaut sind, findet den Fehler meist in wenigen Minuten.
Wie XRechnung-Fehlercodes aufgebaut sind
Am Präfix erkennen Sie, aus welchem Regelwerk eine Meldung stammt:
- BR-… – Grundregeln der EN 16931, meist Pflichtfelder. Beispiel: BR-02 „Rechnungsnummer (BT-1) fehlt“.
- BR-CO-… – Rechen- und Bedingungsregeln. Beispiel: BR-CO-15 „Gesamtbetrag ohne Steuer plus Steuer ergibt nicht den Bruttobetrag“.
- BR-S-, BR-E-, BR-AE-, BR-K-… – Regeln je Umsatzsteuerkategorie: S = Normalsatz, E = steuerbefreit, AE = Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse Charge), K = innergemeinschaftliche Lieferung.
- BR-DE-… – zusätzliche deutsche Regeln, die nur für die XRechnung gelten.
- PEPPOL-EN16931-R… – Regeln aus Peppol BIS Billing, die die XRechnung übernommen hat.
- CII-SR-… bzw. UBL-SR-… – Syntaxregeln für das jeweilige XML-Format. Das sind meist nur Warnungen, etwa wenn ein Element vorkommt, das die EN 16931 nicht vorsieht.
Die BT-Nummer in der Meldung („Business Term“) bezeichnet das betroffene Feld. Sie ist der schnellste Weg zur Ursache, denn jede Rechnungssoftware ordnet ihre Eingabefelder diesen Nummern zu.
Die häufigsten Fehler in der Praxis
BR-DE-15: Käuferreferenz fehlt
Jede XRechnung braucht eine Käuferreferenz (BT-10). Bei Rechnungen an Behörden ist das die Leitweg-ID, bei anderen Empfängern eine Referenz, die der Kunde vorgibt – etwa eine Bestell- oder Kostenstellennummer. Fehlt sie, wird die Rechnung abgelehnt.
BR-DE-2, BR-DE-5 bis BR-DE-7: Ansprechpartner des Verkäufers fehlt
Die XRechnung verlangt einen Ansprechpartner beim Rechnungssteller (BG-6) mit Name (BT-41), Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43). In der reinen EN 16931 ist das optional – deshalb fehlt es oft, wenn eine Software „E-Rechnung“ erzeugt, aber nicht für die XRechnung gebaut ist.
PEPPOL-EN16931-R010 und R020: Elektronische Adressen fehlen
Käufer (BT-49) und Verkäufer (BT-34) brauchen in einer XRechnung je eine elektronische Adresse, in der Praxis meist eine E-Mail-Adresse. Fehlt eine der beiden, ist die XRechnung ungültig.
BR-DE-1: Zahlungsangaben fehlen
Eine XRechnung muss Zahlungsanweisungen enthalten (BG-16), bei Überweisung also Zahlungsart und IBAN. Auch hier ist die EN 16931 großzügiger als die XRechnung.
BR-CO-10, BR-CO-14 und BR-CO-15: Beträge gehen nicht auf
Diese Regeln prüfen nach, ob die Summen stimmen: Positionen gegen Positionssumme (BR-CO-10), Steuer je Steuersatz gegen Gesamtsteuer (BR-CO-14), Netto plus Steuer gegen Brutto (BR-CO-15). Die Ursache ist fast immer Rundung – die Software rechnet die Summe aus ungerundeten Werten, druckt aber gerundete Positionen. Lösung: jede Position auf zwei Nachkommastellen runden und erst dann summieren.
BR-E-10: Befreiungsgrund fehlt
Steht eine Rechnung in der Steuerkategorie „steuerbefreit“ (E) – typisch bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG –, muss ein Befreiungsgrund als Code (BT-121) oder Text (BT-120) angegeben sein, zum Beispiel „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.
Wenn die Prüfung schon vorher scheitert
Manche Fehler kommen gar nicht bis zu den Geschäftsregeln, weil die Datei schon die Schema-Prüfung (XSD) nicht besteht. Typische Ursachen sind Datums- und Zahlenformate: In der CII-Syntax, die ZUGFeRD und viele XRechnungen verwenden, steht ein Datum als 20261018 (Format 102, JJJJMMTT), in der UBL-Syntax als 2026-10-18. Ein deutsches Datum wie 18.10.2026 ist in beiden ungültig. Dezimalzahlen stehen im XML immer mit Punkt (119.00), nie mit Komma.
So gehen Sie bei einem Fehler vor
- Fehler von Warnung unterscheiden. Nur Fehler („fatal“) führen zur Ablehnung. Warnungen sollten Sie beheben, sie machen die Rechnung aber nicht ungültig.
- BT-Nummer nachschlagen. Sie nennt das Feld; die Meldung sagt, was daran fehlt oder nicht stimmt.
- In der erzeugenden Software korrigieren. Wer das XML von Hand ändert, behebt den Fehler nur in dieser einen Rechnung – die nächste kommt mit demselben Fehler.
- Erneut prüfen. Ein Fehler verdeckt manchmal einen zweiten, der erst nach der Korrektur auftaucht.
Den Unterschied zwischen Schema- und Schematron-Prüfung und die Grundregeln BR-01 bis BR-09 erklärt der Artikel Schematron-Validierung XRechnung: Fehler verstehen. Ob Ihre eigene Datei durchgeht, prüft der E-Rechnungs-Validator kostenlos und ohne Anmeldung: Er nennt jeden Verstoß mit Regelkennung und einem Hinweis zur Behebung.