ZUGFeRD, XRechnung und Peppol im täglichen Büroalltag
Viele kleine Betriebe drucken ihre Rechnungen noch aus oder verschicken sie als einfaches PDF. Die Realität holt sie ein: E-Rechnungen sind im B2B-Geschäft bald kein Kann mehr, sondern ein Muss. Und da kommen die Formate ZUGFeRD, XRechnung und Peppol ins Spiel. Hier steht, was dahintersteckt und welcher Weg zu Ihnen passt.
Was sind ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei der prominenten E-Rechnungsformate in Deutschland, die beide der Norm EN 16931 entsprechen. Aber worin unterscheiden sie sich?
ZUGFeRD: Das hybride Format
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Format, das ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Das bedeutet, dass die Rechnung sowohl visuell, in Form eines herkömmlichen PDFs, als auch elektronisch, als maschinenlesbare XML-Datei, verfügbar ist.
Das hybride System kann besonders für jene Unternehmen hilfreich sein, die bereits mit PDF-Rechnungen arbeiten und den Einstieg in die elektronische Rechnungswelt suchen, ohne auf die visuelle Komponente zu verzichten.
XRechnung: Reines XML-Format
Die XRechnung hingegen ist rein XML-basiert. Es gibt keine visuelle PDF-Komponente; alles wird über das XML-Format abgebildet. In der Praxis bedeutet dies, dass die Rechnungsdaten vollständig elektronisch verarbeitet werden können, was Effizienzsteigerungen im Rechnungswesen ermöglicht.
Gerade für Softwarelösungen, die voll auf Automatisierung setzen, ist XRechnung das richtige Format. XRechnung ist zudem das von der öffentlichen Hand bevorzugte Format, welches beim Austausch mit Behörden oft verpflichtend ist.
Die Rolle von Peppol
Was hat nun Peppol damit zu tun? Viele stellen sich Peppol fälschlicherweise als ein weiteres Rechnungsformat vor. Doch Peppol ist das Transportnetzwerk, über das die Rechnungen verschickt werden. Es sorgt dafür, dass Absender und Empfänger sich sicher und schnell austauschen können. Peppol ergänzt die oben genannten Formate, indem es eine Basis für den Versand bietet.
Künftige Pflichten verstehen
Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Wer sich also bisher noch nicht mit der Umstellung beschäftigt hat, sollte dies dringend tun, um nicht in Zeitnot zu geraten.
Wer zudem einen Vorjahresumsatz von über 800.000 € hat, wird ab dem 01.01.2027 auch verpflichtet sein, E-Rechnungen zu senden. Alle übrigen Unternehmen folgen ab dem 01.01.2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV) und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen.
WICHTIG
Ab 01.01.2028 gilt die Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – ausgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung hängt stark von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Nutzen Sie bereits ein komplexes Dokumentenmanagementsystem oder starten Sie gerade erst mit der Digitalisierung?
Wenn Sie Flexibilität und den Hybridansatz bevorzugen, könnte ZUGFeRD für Sie gut geeignet sein. Möchten Sie hingegen mit der Zeit gehen und Prozesse möglichst automatisiert gestalten, dann ist XRechnung vielleicht die bessere Wahl. Für den Versand über Peppol eignen sich reine XML-Rechnungen wie die XRechnung; eine ZUGFeRD-Rechnung wird in der Regel per E-Mail verschickt.
Umstellung leicht gemacht
Viele Unternehmen fragen sich: Wie setze ich das alles um? Hier kommt eine einfache Lösung ins Spiel: Wer sich nicht mit der manuellen Erstellung oder dem Handling der XML-Daten auseinandersetzen will, kann rechnung3000.de nutzen. Dieses Online-Tool wandelt Ihre PDFs in ZUGFeRD-konforme Rechnungen um. Einfach, effizient und direkt im Browser nutzbar.
Fazit: Planung ist alles
Der Trend geht klar zur elektronischen Rechnung. ZUGFeRD, XRechnung und Peppol bieten Ihnen je nach Anforderung unterschiedliche Lösungen. Welche auch immer für Sie in Frage kommt, die Umstellung sollte gut überlegt und geplant sein. So sind Sie nicht nur für die aktuellen Pflichten gerüstet, sondern auch für die Zukunft bestens aufgestellt.
Warten Sie nicht länger und beginnen Sie, Ihr Rechnungswesen zukunftssicher zu gestalten. Ihre Wettbewerbsfähigkeit wird es Ihnen danken.