Gemeinsamkeiten: Beide basieren auf EN 16931
ZUGFeRD und XRechnung teilen dieselbe technische Basis: die europäische Norm EN 16931. Der XML-Inhalt ist strukturell identisch — beide Formate können von denselben Buchhaltungssystemen importiert werden. Der Hauptunterschied liegt in der Darstellung und im Anwendungsbereich.
Der entscheidende Unterschied auf einen Blick
| Merkmal | ZUGFeRD 2.x | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF/A-3 + XML (hybrid) | Reine XML-Datei |
| Menschenlesbar | ✅ Ja (PDF-Ansicht) | ❌ Nein (nur XML) |
| Maschinenlesbar | ✅ Ja | ✅ Ja |
| B2G (öffentl. Auftraggeber) | ⚠️ Beim Bund nur im Profil XRECHNUNG (ab ZUGFeRD 2.2) | ✅ Standard |
| B2B (Privatunternehmen) | ✅ Empfohlen | ✅ Möglich |
| Archivierbar (PDF/A-3) | ✅ Ja | ⚠️ Separates Archiv nötig |
| Norm | EN 16931 (CII-Syntax) | EN 16931 (CII oder UBL) |
Wann ZUGFeRD wählen?
- B2B-Rechnungen zwischen privaten Unternehmen — ZUGFeRD ist die einfachste und am weitesten verbreitete Lösung.
- Wenn der Empfänger die Rechnung auch als PDF benötigt oder ausdrucken möchte.
- Wenn Sie PDF-Rechnungen bereits mit einem bestehenden Tool erstellen und diese in E-Rechnungen umwandeln wollen.
- Für KMU und Selbständige: ZUGFeRD ist unkomplizierter, da die PDF-Ansicht keine neue Software beim Empfänger erfordert.
Wann XRechnung wählen?
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) — hier ist XRechnung der Standard; der Bund nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG an. Länder und Kommunen haben teils eigene Vorgaben.
- Wenn der Empfänger explizit XRechnung anfordert (z.B. Großunternehmen mit eigenem Lieferantenportal).
- Wenn kein PDF benötigt wird und die Rechnung direkt in ein ERP-System fließt.
Häufig gestellte Fragen
- Kann ich ZUGFeRD und XRechnung gleichzeitig anbieten?
- Ja. Da beide auf EN 16931 basieren, ist der XML-Inhalt weitgehend kompatibel. rechnung3000 erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen, deren eingebettetes XML nach dem XRechnung-3.0-Profil aufgebaut ist – dieselbe Datei ist also ein ZUGFeRD-PDF und erfüllt zugleich die XRechnung-Prüfregeln.
- Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung ab 2025?
- Ja. ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931 oder höher) ist nach § 14 UStG eine zulässige E-Rechnung für B2B-Umsätze. Mehr zur E-Rechnungspflicht 2025 →
- Wie prüfe ich, ob meine Rechnung valide ist?
- Mit dem kostenlosen E-Rechnung-Validator auf rechnung3000 — XSD + Schematron Business Rules, ohne Anmeldung.
Fazit
Für die meisten deutschen B2B-Unternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl: hybrid, archivierbar und ohne Systembruch beim Empfänger. Im B2G-Bereich ist XRechnung der Standard. rechnung3000 konvertiert PDF-Rechnungen in ZUGFeRD, das eingebettete XML entspricht XRechnung 3.0 — jetzt kostenlos testen →
ZUGFeRD vs. XRechnung: Vergleichstabelle auf einen Blick
| Kriterium | ZUGFeRD 2.x | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF/A-3 + XML eingebettet | Reines XML (UBL oder CII) |
| Lesbar für Menschen | ✅ Ja (PDF-Ansicht) | ❌ Nein (nur XML) |
| EN 16931 konform | ✅ Ja (ab v2.0) | ✅ Ja |
| Rechnungen an Bundesbehörden | ⚠️ Nur im Profil XRECHNUNG | ✅ Standard |
| Eignung für KMU | ✅ Sehr gut | ⚠️ Bedingt (kein PDF) |
| Erstellung aus PDF möglich | ✅ Ja (z.B. rechnung3000) | ⚠️ Meist aus Buchhaltungssoftware |
| Verbreitung in DE | Sehr hoch (B2B) | Hoch (öffentlicher Sektor) |
Empfehlung: Wann ZUGFeRD, wann XRechnung?
Wähle ZUGFeRD, wenn du an private Unternehmen (B2B) rechnest, deine Rechnung auch als lesbares PDF versenden möchtest oder keine spezielle Buchhaltungssoftware nutzt – rechnung3000 konvertiert bestehende PDF-Rechnungen direkt in ZUGFeRD.
Wähle XRechnung, wenn du an Bundesbehörden oder öffentliche Auftraggeber rechnest (dort ist XRechnung oft Pflicht) oder dein ERP bereits natives XRechnung-Export unterstützt.
Für die meisten KMU und Selbstständigen ist ZUGFeRD der praktischere Einstieg – du behältst das vertraute PDF-Format und erfüllst gleichzeitig die E-Rechnungspflicht ab 2025.