Ein unerwartetes Telefonat: DATEV und ZUGFeRD
„Wie kriege ich diese ZUGFeRD-Rechnungen in DATEV hinein?“ – die Frage stellen sich gerade viele kleine und mittlere Unternehmen. Kein Wunder: ZUGFeRD, ein ziemlich unhandliches, aber wichtiges Format für E-Rechnungen in Deutschland, trifft auf die etablierte DATEV-Welt. Klingt erstmal kompliziert, ist es aber nicht. Hier steht, wie die Rechnungen in DATEV landen.
Was passiert bei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Dieses Format ist nicht nur charmant, sondern auch von der EU standardisiert. Man kann den visuellen Teil in jeder PDF-Anwendung ansehen und der Embedded Part enthält alle strukturierten Daten, die für die automatisierte Verarbeitung erforderlich sind. Perfekt für DATEV, könnte man meinen. Aber in der Praxis hakt es oft.
Die DATEV hat sich über die Jahre immer weiterentwickelt und bietet mit "DATEV Unternehmen online" eine Plattform, die auch für digitale Rechnungen ausgelegt ist. Das klingt wunderbar, aber viele wissen nicht, wie sie ihre ZUGFeRD-Rechnungen dort importieren sollen, vor allem, wenn man sich durch die Vielzahl an DATEV-Bereichslösungen navigieren muss.
DATEV Unternehmen online: Der erste Schritt
Der erste Schritt in unserem kleinen Abenteuer ist DATEV Unternehmen online. Es ist quasi eine Cloud-Lösung, die es ermöglicht, Belege zu erfassen und zu verwalten. Hier können elektronische Rechnungen direkt verarbeitet werden. Die Hürde: ZUGFeRD muss man ordentlich importieren, damit DATEV alle Daten auch richtig einspeist.
"E-Rechnungen sollen praktisch sein, aber nur, wenn man weiß, wie man sie richtig behandelt."
Die gute Nachricht vorweg: DATEV Unternehmen online nimmt ZUGFeRD-Rechnungen so an, wie sie sind – eine Umwandlung ist nicht nötig. Übermittelt werden sie über die Module DATEV Upload Mail (Weiterleiten per E-Mail) oder DATEV Upload online (Hochladen im Browser); beide sind in Unternehmen online enthalten. Ablage und Archivierung übernimmt anschließend Belege online.
Wann ein Konverter trotzdem hilft
Anders ist es bei Rechnungen, die gar keine E-Rechnung sind – etwa einem PDF ohne eingebettetes XML aus Word oder einem Online-Shop. Das ist nur das Bild einer Rechnung, die Daten müssen erst per Texterkennung ausgelesen werden.
Wer das nicht manuell lösen will, kann rechnung3000.de verwenden. Wer selbst solche PDF-Rechnungen schreibt, kann sie damit in das ZUGFeRD-Format umwandeln, bevor sie an Kunden oder in die Buchhaltung gehen. Mehr dazu finden Sie direkt im Browser testen.
Import in DATEV Unternehmen online: Eine Anleitung
Sobald die E-Rechnungen vorliegen, ist der Import in DATEV Unternehmen online weniger ein Problem als eine Checkliste:
Schritt 1: Einloggen
Öffnen Sie DATEV Unternehmen online und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
Schritt 2: Belege archivieren
Laden Sie die Rechnungen über DATEV Upload online hoch oder leiten Sie sie per DATEV Upload Mail weiter. Sie landen danach in Belege online, wo alle Belege zentral abgelegt werden.
Schritt 3: Daten prüfen
Nach dem Upload können Sie die Daten der Rechnung einsehen und prüfen. Wichtig hier: Ist alles korrekt gelesen worden? Sehen Summen korrekt aus? Hier greift DATEV auf den XML-Part des ZUGFeRD zu.
Schritt 4: Verbuchen
Nachdem alles korrekt eingelesen wurde, geht es ans Verbuchen. Hier können Sie Buchungsvorlagen nutzen oder neue Buchungen anlegen. Das Gute hierbei: Falls manuelle Anpassungen nötig sind, erlaubt DATEV Ihnen, direkt auf der Plattform zu arbeiten.
Ein Fazit aus dem Büroalltag
Der Einstieg in die E-Rechnungswelt kann für Unternehmen, die mit DATEV arbeiten, zunächst steinig wirken. Hürden bei der Kompatibilität zwischen Formaten und Softwarelösungen sind oft Stolpersteine. Doch mit etwas Vorbereitung und nützlicher Software ist der Weg zu einer einfachen Integration von ZUGFeRD-Rechnungen in DATEV recht einfach.
Kurz gesagt: Echte ZUGFeRD-Rechnungen gehen direkt nach DATEV, nur reine PDF-Rechnungen ohne XML brauchen einen Zwischenschritt. Denn alles beginnt mit dem ersten Schritt: Struktur ins digitale Chaos bringen.