Ein unerwartetes Telefonat: DATEV und ZUGFeRD
Vor einiger Zeit klingelte mein Telefon. Ein Kollege, klang genervt: "Ingo, wie kriege ich diese ZUGFeRD-Sache in DATEV hinein?" Das war nicht das erste Mal, dass ich so einen Anruf erhielt. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen eine Herausforderung. Kein Wunder: ZUGFeRD, ein ziemlich unhandliches, aber wichtiges Format für E-Rechnungen in Deutschland, trifft auf die etablierte DATEV-Welt. Klingt erstmal kompliziert, ist es aber nicht. Lassen Sie mich erklären, wie man die Rechnungen von ZUGFeRD in DATEV integriert.
Was passiert bei einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Dieses Format ist nicht nur charmant, sondern auch von der EU standardisiert. Man kann den visuellen Teil in jeder PDF-Anwendung ansehen und der Embedded Part enthält alle strukturierten Daten, die für die automatisierte Verarbeitung erforderlich sind. Perfekt für DATEV, könnte man meinen. Aber in der Praxis hakt es oft.
Die DATEV hat sich über die Jahre immer weiterentwickelt und bietet mit "DATEV Unternehmen online" eine Plattform, die auch für digitale Rechnungen ausgelegt ist. Das klingt wunderbar, aber viele wissen nicht, wie sie ihre ZUGFeRD-Rechnungen dort importieren sollen, vor allem, wenn man sich durch die Vielzahl an DATEV-Bereichslösungen navigieren muss.
DATEV Unternehmen online: Der erste Schritt
Der erste Schritt in unserem kleinen Abenteuer ist DATEV Unternehmen online. Es ist quasi eine Cloud-Lösung, die es ermöglicht, Belege zu erfassen und zu verwalten. Hier können elektronische Rechnungen direkt verarbeitet werden. Die Hürde: ZUGFeRD muss man ordentlich importieren, damit DATEV alle Daten auch richtig einspeist.
"E-Rechnungen sollen praktisch sein, aber nur, wenn man weiß, wie man sie richtig behandelt."
Um genau zu sein, DATEV Unternehmen online akzeptiert keine ZUGFeRD-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form. Es braucht eine zusätzliche Konvertierung. Hier wird der Prozess oft haklig.
Wie ZUGFeRD in PDF umwandeln?
Der Trick ist einfach, aber doch oft übersehen: Sie konvertieren die ZUGFeRD-Datei in ein PDF, das DATEV lesen kann. Ja, der visuelle Teil der ZUGFeRD-Rechnung ist bereits eine PDF, das hilft aber nicht, wenn das System die eingebetteten XML-Daten ebenfalls nutzen soll.
Wer das nicht manuell lösen will, kann rechnung3000.de verwenden. Das Online-Tool ermöglicht es Ihnen, einen PDF-Rechnung einfach in das ZUGFeRD-Format zu konvertieren. Mehr dazu finden Sie direkt im Browser testen.
Import in DATEV Unternehmen online: Eine Anleitung
Sobald Sie die PDF-Rechnungen bereit haben, ist der Import in DATEV Unternehmen online weniger ein Problem als eine Checkliste:
Schritt 1: Einloggen
Öffnen Sie DATEV Unternehmen online und loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein.
Schritt 2: Belege archivieren
Im Dashboard finden Sie die Option "Belege". Hier können Sie Ihre gespeicherten PDFs hochladen. Das gibt Ihnen auch die Möglichkeit, alle Belege zentral abzulegen.
Schritt 3: Daten prüfen
Nach dem Upload können Sie die Daten der Rechnung einsehen und prüfen. Wichtig hier: Ist alles korrekt gelesen worden? Sehen Summen korrekt aus? Hier greift DATEV auf den XML-Part des ZUGFeRD zu.
Schritt 4: Verbuchen
Nachdem alles korrekt eingelesen wurde, geht es ans Verbuchen. Hier können Sie Buchungsvorlagen nutzen oder neue Buchungen anlegen. Das Gute hierbei: Falls manuelle Anpassungen nötig sind, erlaubt DATEV Ihnen, direkt auf der Plattform zu arbeiten.
Ein Fazit aus dem Büroalltag
Der Einstieg in die E-Rechnungswelt kann für Unternehmen, die mit DATEV arbeiten, zunächst steinig wirken. Hürden bei der Kompatibilität zwischen Formaten und Softwarelösungen sind oft Stolpersteine. Doch mit etwas Vorbereitung und nützlicher Software ist der Weg zu einer einfachen Integration von ZUGFeRD-Rechnungen in DATEV recht einfach.
Und, wenn meine Kollegen nächsten Monat wieder fragen: "Ingo, wie kriege ich ZUGFeRD in DATEV?", weiß ich, dass ich ihnen einfach auf diesen Artikel verweisen kann. Denn alles beginnt mit dem ersten Schritt: Struktur in den digitalen Chaos bringen.